手軽かつ効果的に実践できる、業務効率化のヒントをお届けします。
「業務効率化」といっても、具体的に何を効率化するのか。そもそも、どのように始めればいいのか。わからないことが多いと思います。 ここでは「探す」そして「入力する」ことの効率化に的を絞ってご説明します。
大規模な業務改善プロジェクトとなると予算や時間など多くのリソースを要しますが、これまで人手を費やしていた「探す」「入力する」ことを自動化して、手軽かつ効果的に業務効率化を図りましょう。
社内資料は莫大にあるものの、整理や保存については個人の裁量に委ねられ、ルール化されていないことが多々あります。しかも人事異動などによる引き継ぎは十分に行われず、どこに資料があるのかわからない、探しても見つからない、そんなことは起こりがちです。
ルールを設けて資料の整理や保存の方法を統一し、さらに引き継ぐ際には十分な時間をかけるようにすれば、業務効率は向上するのでしょうか。皮肉なことにルール作りや引き継ぎにこそ、多くの時間と労力を要するものです。
では、どうするか。これまで人の手を費やしてきた「探す」ことを自動化するのがおすすめです。資料を探すことを経験の浅い人が場当たり的に行うのは、むしろ非効率であり、仕事に長けた人は専心すべき業務がほかにあるはずです。「探す」ことは、ある程度パターン化された定型業務であり、自動化に適しています。
ビジネスパーソンは「調べもの」に毎日1.6時間、「探し物」に年間150時間を費やしている
引用：2019 年 4 月 3 日 オウケイウェイヴ総研「社内業務に関する調査」
客先や仕入れ先から届くFAXの文面を、自社システムに手打ちで入力する。入力した内容に間違いがあり、確認に手間取ってしまったーー。どちらもきっと、よくあることでしょう。
入力ミスの有無に経験の浅深は、さほど関係なく、熟練者であってもミスをすることはあります。データの手入力にはミスが発生することを前提に、その改善策としてもデータ入力の自動化がおすすめです。
PDFや写真の文字をコピーできるツール、スキャンで取り込み自動で社内システムに入力するツールなど、さまざまあります。効果的に利用することで作業時間や負荷の軽減、ミス防止につながることが期待できます。
手作業で4時間かけて入力していた業務が、1時間となり、75%の業務時間短縮につながった
多くの企業にとって人材不足は大きな問題で、この状況は常態化どころか、さらに進むと考えられます。これを前提とした業務効率化を図るべきであり、業務の自動化はその一助となります。
特別な知識を必要とせずとも、誰でも簡単に業務の自動化を担える便利なツールは、さまざまあります。これらを利用することで、これまで手作業に割かれていた人員を、より生産性の高い業務に配置することができます。作業時間の短縮や人為的ミスの防止にもつながり、業務全体の効率化が期待できます。
Neuron ES（ニューロン エンタープライズサーチ）は、ファイルサーバーやクラウドストレージなど、企業内の複数の場所に格納されているデータファイルを横断検索する「企業内検索エンジン」です。
キーワードやファイル種別を指定して検索することができ、ヒットした結果はブラウザ画面にリスト表示されます。ファイル内のテキスト文章や画像などはバルーン表示され、クリックだけで目的ファイルにアクセスすることができます。
「もじコピ！」は、PDFファイルや画像ファイル、WEBページなど、画面上の画像からテキストデータを抽出する簡単「テキストコピーツール」です。
AIを活用したOCR（文字認識）機能による高精度な読み取りを行い、事前設定が不要で、読み取りたいエリアを選択するだけで即座にテキストデータ化できます。日本語、英語だけでなく、中国語やタイ語など世界各国の言語に対応しています。
「FileArk（ファイルアーク）」は、紙書類から文字データを抽出し、システムへ橋渡しすることでインプット業務の効率を改善する「業務効率化ソフト」です。
文書のレイアウト設定（帳票設定）を行えば、書類をスキャンするだけで自動的に書類を識別し、高精度なOCR（文字認識）機能を用いて文字データを抽出します。また、抽出した文字データは、システムが求めるデータ書式へ加工して出力できるため、安価に短期間で既存システムへの導入が可能です。
少子高齢化による労働力不足や、働き方改革の推進とワークライフバランスの実現のため、業務効率化は必要不可欠です。 そこには業務の自動化が欠かせません。特に「探す」「入力する」など、ある程度パターンの決まった定型業務において自動化は効果的であり、効率化に期待がもてます。
どの業務に手間や時間がかかっているのか。一度、社内の業務全体を見直してはいかがでしょうか。意外と身近なところから簡単に自動化の導入と、業務の効率化が進められるかもしれません。
社内の業務効率化にお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。
